Care-tel | Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over ons medisch telesecretariaat

Meest gestelde vragen

Samenwerking

Telefonische dienstverlening

Veiligheid, privacy en technische integratie

Tarieven, contract en meerwaarde

Gaan patiënten een medisch telesecretariaat wel aanvaarden?

Ja. In de meeste praktijken ervaren patiënten net méér rust en duidelijkheid door een medisch telesecretariaat, omdat ze sneller iemand aan de lijn krijgen en hun vraag professioneel wordt opgevolgd. Goed communiceren is wel belangrijk: "Onze praktijk werkt samen met Care-tel, een medisch telesecretariaat, voor een betere telefonische bereikbaarheid." Zo weten patiënten vooraf wat ze mogen verwachten.

Behoud ik zelf volledige controle over mijn agenda?

Ja. Alle afspraken worden door ons telesecretariaat voor artsen geboekt volgens jouw regels en beschikbaarheden. Jij bepaalt vooraf welk soort consult mogelijk is, hoeveel tijd er per afspraak wordt voorzien, wat wel of niet mag worden ingepland en welke urgentiecriteria er gelden. Zo behoud je 100% controle over je medische agenda, ook wanneer de boekingen door een extern team gebeuren.

Hoe weten jullie wat er in mijn praktijk mag of niet mag?

Tijdens het intakegesprek stellen we samen een uitgebreid draaiboek op dat dé leidraad wordt voor elke oproep. Daarin leggen we vast hoe afspraken ingepland moeten worden, hoe voorschriften en attesten worden behandeld, welke info aan patiënten mag worden meegedeeld en welke verwachtingen jouw praktijk heeft. Dit draaiboek zorgt ervoor dat elk telefonisch contact met jouw praktijk vertrouwd en consistent klinkt, ongeacht welke medewerker de oproep opneemt.

Kan het telesecretariaat enkel opnemen wanneer wij te druk zijn?

Ja, onze telefoonbeantwoording voor artsenpraktijken is volledig op maat instelbaar. Je kan kiezen voor een volledige doorschakeling naar het medisch telesecretariaat, voor enkel overflow tijdens piekuren, voor opname enkel bij afwezigheid van je eigen secretaresse, of voor vaste momenten zoals ochtenden of middagen. Zo past het telesecretariaat zich aan jouw praktijkorganisatie aan, in plaats van omgekeerd.

Zien patiënten een verschil wanneer Care-tel opneemt?

Nee. Onze medewerkers nemen op in de naam van jouw praktijk, met jullie begroeting, tone of voice en stijl. De meeste patiënten merken niet dat ze extern worden geholpen door een medisch telesecretariaat — het voelt als een interne secretaresse.

Kan een medisch telesecretariaat correct medische triage uitvoeren?

Ja, binnen de grenzen die een telefonisch secretariaat mag en kan uitvoeren. Care-tel werkt volgens jouw opgestelde triageprotocol en herkent urgente situaties zoals pijn op de borst, ademnood of acute infecties om ze meteen door te verbinden of door te geven. Niet-urgente vragen worden correct ingepland of genoteerd. In jouw protocol staat concreet beschreven wat dringend is en onmiddellijk moet worden doorverbonden, wat doorgestuurd moet worden naar de arts, welke boodschappen genoteerd mogen worden en welke standaardinstructies gegeven mogen worden. Er wordt geen medisch advies gegeven — enkel een correcte eerstelijnsscreening en telefonische triage.

Wat als een patiënt boos, emotioneel of moeilijk is aan de telefoon?

De medewerkers van Care-tel worden specifiek getraind in empathisch telefoneren, in het de-escaleren van conflicten, in correct doorverwijzen en in het duidelijk aangeven van grenzen. Bij zware emotionele belasting of agressie wordt volgens protocol teruggekoppeld naar de arts of praktijkverantwoordelijke, zodat jij op de hoogte blijft en indien nodig zelf kan ingrijpen.

Hoe snel worden oproepen beantwoord door het telesecretariaat?

Ongeveer 90% van de oproepen wordt binnen de 60 seconden opgenomen, met een gemiddelde wachttijd van ca. 20 seconden. Je volgt dit in realtime op via ons online platform — volledige transparantie over de telefonische bereikbaarheid van je praktijk.

Hoe gaat Care-tel om met piekbelasting van telefoonoproepen?

Ons telesecretariaat kan meerdere oproepen tegelijk beantwoorden, waardoor wachttijden drastisch dalen en patiënten minder frustratie ervaren. Geen gemiste oproepen betekent hogere patiënttevredenheid én minder weglekkende omzet.

Hoe zit het met privacy, GDPR en de beveiliging van patiëntgegevens?

Care-tel is een erkend medisch telesecretariaat (Impulseo) en werkt 100% GDPR-proof. Wij hanteren strikte privacyrichtlijnen voor het verwerken van medische gegevens: we gebruiken beveiligde communicatielijnen, we werken met beperkte en doelgerichte gegevensverwerking, we volgen duidelijke protocollen voor dataretentie, en we slaan geen medische dossiers op. Al onze medewerkers krijgen daarnaast verplichte training rond medische discretie en vertrouwelijkheid. Patiëntgegevens blijven onder jouw verantwoordelijkheid als arts; wij verwerken ze enkel voor de afgesproken doeleinden.

Werkt jullie telesecretariaat met mijn bestaand agendasysteem?

Ja. Care-tel koppelt met alle gangbare medische agendasystemen in België, waaronder Introlution, Mya, DoctorAnytime, Helena (Pro), ROSA, Doctena/Sanmax, Doclr, MyOrganizer, Daktari en Medici. Boekingen door ons medisch telesecretariaat gebeuren rechtstreeks en realtime in jouw online agenda, zodat deze altijd up-to-date is.

Wat met communicatie tussen zorgverleners (apothekers, thuisverpleging, specialisten)?

Deze interprofessionele oproepen worden volgens jouw protocol afgehandeld: correct genoteerd, doorverbonden of teruggekoppeld. Jij bepaalt de workflow — wij voeren ze consequent uit.

Kan het telesecretariaat ook administratieve taken uitvoeren?

Nee, wij versturen of verwerken geen documenten. Wel kunnen we op jouw vraag patiënten uitbellen om een afspraak vast te leggen, te verplaatsen of te annuleren, of om informatie door te geven die je ons hebt bezorgd. Zo kunnen we je agenda ook vrijmaken als je geveld bent door ziekte.

Kunnen we het medisch telesecretariaat eerst testen?

Ja. Onze contracten zijn steeds maandelijks opzegbaar zonder gedoe en we rekenen geen opstartkosten aan. Zo kan je risicovrij ervaren of uitbesteding van je telefoonbeantwoording werkt voor jouw praktijk.

Wat kost een medisch telesecretariaat?

Wij werken met credits (prijs per oproep) en onze tarieven starten al vanaf € 81/maand excl. btw. De kost wordt ruimschoots gecompenseerd door minder gemiste afspraken, een hogere praktijkefficiëntie, minder werkdruk voor artsen en assistenten en een betere patiënttevredenheid. In de meeste praktijken verdient het telesecretariaat zichzelf binnen enkele maanden terug.

Gaat een telesecretariaat mijn werkdruk écht verminderen?

Ja. Artsen die kiezen voor een medisch telesecretariaat ervaren minder onderbrekingen tijdens consultaties, minder frustratie door onbereikbaarheid, minder druk op assistenten en minder administratieve opvolgtelefoons. Het resultaat is meer rust, meer focus en minder tijdsverlies in je praktijk — energie die je opnieuw kan investeren in de zorg voor je patiënten.

Zit jouw vraag er niet tussen?

Stel ze hier!

Wij ontzorgen u

van A tot Z

Vraag demo aan Voorstel op maat

Kennismaking en intakegesprek

Wat zijn jouw bezorgdheden op vlak van communicatie met je patiënten? Vertel ons alles over de dagelijkse gang van zaken binnen jouw praktijk en vuur ook gerust al jouw vragen op ons af.

Gedetailleerd draaiboek

Slaan we de handen in elkaar? Fijn! Dan gaan we nu een draaiboek op maat opstellen, dat als leidraad zal dienen voor onze medewerkers. Op basis hiervan kunnen ze met elk scenario binnen jouw praktijk aan de slag.

Koppeling jouw geliefde software

Medisch professional? Bij Care-tel koppelen we - indien gewenst - al onze diensten aan jouw eigen online agenda. Alle informatie over jouw oproepen en berichten lees je dus rechtstreeks binnen jouw vertrouwde agendaomgeving.

Rechtstreekse lijn met ons team

Eens alle systemen vertrekkensklaar zijn, kan onze samenwerking echt van start gaan. Wij volgen de gemaakte afspraken nauwgezet op. In geval van vragen kan je snel bij ons terecht. Wens je de telefoon door te schakelen naar ons? Via een simpele druk op de toets springen we voor je in.

Veelgestelde vragen over ons medisch telesecretariaat Meest gestelde vragen